Organiser son collectif

Dans cet article, nous verrons quelles sont les solutions pour organiser et gérer son collectif. 

I. Définir les règles d’adhésion et de gouvernance du collectif

II. Organiser la gestion des projets

III. Mettre en place un modèle économique

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Gouvernance et adhésion au collectif

Généralement, les collectifs se créent autour de 2 à 3 membres. Très vite, ces membres vont chercher à faire grandir le collectif afin d’augmenter le nombre de projets menés par le collectif. 

En grandissant, le collectif sera confronté aux sujets suivants : définir les règles de prise de décision (gouvernance), et les règles d’adhésion au collectif.

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La gouvernance du collectif

Comment définir un système de prise de décisions dans le collectif ?

Au sein d’un collectif, certaines décisions sont critiques : l’adoption de règles d’organisation structurantes (cooptation d’un nouveau membre, type de missions et clients adressés, nom du collectif, éléments de communication…)

Pour s’assurer que les décisions sont prises en accord avec la volonté des créateurs du collectif, deux types de systèmes sont généralement mis en place.

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L’organisation décentralisée

Dans ces collectifs, la prise de décision est 100% démocratique. Chaque membre peut mener une initiative et la soumettre au vote des autres membres.

Pour éviter de soumettre des décisions sans importance au vote collectif, les initiatives sont classées en 4 catégories : 

1. Les initiatives ayant un impact majeur sur l’ensemble des membres du collectif : celles-ci discutées collégialement et soumises au vote de l’ensemble des membres du collectif
   
2. Les initiatives ayant un impact sur une majorité de membres du collectif : le porteur de l’initiative peut mettre en place en obtenant l’approbation des membres impactés
3. Les initiatives ayant un impact mineur sur une minorité de membres : le porteur de l’initiative doit consulter les membres impactés et peut mener l’initiative (hors cas avec d’importants désaccords)
4. Les initiatives n’impactant pas d’autres membres : le porteur de l’initiative n’a pas besoin de solliciter l’approbation du collectif.
   

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L’organisation verticalisée

Dans une organisation plus verticalisée, les membres du collectif vont être “catégorisés” dans différents rôles ou niveaux de responsabilités. Selon leur rôle, ils seront en capacité de contribuer à la prise des décisions impactantes pour l’ensemble des membres, sans avoir besoin de passer par une consultation générale (comme c’est le cas dans une organisation centralisée). 

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Les règles d’adhésion au collectif

Lorsque le collectif commence à s’élargir, il doit également mettre en place des règles d’adhésion pour s’assurer de la motivation et de l’implication de chacun des membres.

Ces règles peuvent inclure : 

• Une disponibilité minimum garantie pour le collectif : nombre de Jours-Homme minimum par semaine ou par mois (voire exclusivité)
• Un pourcentage des revenus générés via le collectif qui lui seront reversés (cf section sur le modèle économique du collectif)
  

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Cas particulier de la cooptation

Il est également nécessaire de mettre en place un système de recrutement ou de cooptation pour s’assurer du maintien du niveau de professionnalisme de l’ensemble du collectif.

À titre d’exemple, le collectif Crisp a mis en place le process bien défini. Pour rejoindre le collectif, un candidat remplir l’ensemble des critères suivants :

• Avoir déjà travaillé sur une longue période avec au moins l’un des membres actuels du collectif
• Au moins un des membres du collectif doit “faire campagne” pour le recrutement du candidat : organiser plusieurs entretiens avec d’autres membres, et l’inviter à un événement commun
• L’ensemble des membres du collectif doit approuver le recrutement du candidat
  

D'autres collectifs comme Happydev sont prêts à accueillir un nouveau membre lorsque 3 membres parrains ont approuvé son adhésion.

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Organiser la gestion des projets

Une fois que l’adhésion et la prise de décision dans le collectif sont bien structurées, il reste encore à organiser la gestion de projet : avant-vente, affectation des projets, coordination et communication avec le client.

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Modèle 1 : Place un membre en “leader de projet”

Ce modèle est le plus répandu chez les collectifs où le niveau d’expertise de chaque membre est homogène.

Pour faciliter la coordination sur les projets, un des membres se positionne en tant que leader de projet et prend à sa charge la communication avec le client.

Les membres du collectif se positionnent sur les projets entrants en fonction de leurs disponibilités. Ceux qui ont la plus grande appétence pour la relation client seront mobilisés pour gérer l’avant-vente et la coordination, tout en conservant également une implication significative dans l’exécution de la mission.

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Modèle 2 : Distinguer la relation client de l’exécution

Ce modèle est intéressant pour les collectifs formés par un noyau de membres avec une forte notoriété. Dans ce cas-là, il arrive que les clients viennent pour travailler en direct avec l’un de ces membres.

Pour faire grandir le collectif, les membres de noyau ont la possibilité de recruter et de former de nouveaux membres à l’exécution des projets. En revanche, la phase d’avant-vente et la coordination avec le client sont toujours menées par les membres du noyau (qui arrivent à dégager du temps pour gérer davantage de projets en se retirant de l’exécution). 

Au sein du collectif, il existera alors 2 fonctions distinctes : 

• “Strategist” : avant-vente, affectation du projet et coordination avec le client. Le Strategist ne s’implique en revanche pas dans la production des livrables ou dans l’exécution de la mission
• “Specialist” : en charge de l’exécution de la mission (formé par les Strategist). Le Specialist pourra éventuellement et progressivement prendre une part plus active de coordination avec le client
  

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Mettre en place un modèle économique

Il est important de bien définir le modèle économique pour refléter dans le partage de la valeur les différents rôles, niveaux d’implication, et expertise de chacun des membres.

Pour cela, il existe à nouveau plusieurs options : 

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TJM individuel

Chaque membre définit un TJM personnel et vient facturer sa prestation au sein de la mission du temps passé sur la mission 

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TJM unique et pourcentage dédié au collectif

Le collectif définit un TJM unique, appliqué par l’ensemble des membres. Chaque membre doit ensuite verser un pourcentage au collectif, qui sera utilisé pour contribuer à son expansion et rémunérer certains membres pour leur implication supérieure dans les phases d’avant-vente ou dans la coordination des projets.

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Cas de la facturation de prestation au forfait

Chaque membre peut être rémunéré à hauteur de son TJM individuel (option 1), ou alors à hauteur de sa contribution estimée et un pourcentage de la mission reviendra au collectif (plus proche de l’option 2).

En grandissant et en générant du revenu commun, le collectif peut également offrir des avantages à ses membres : mutualiser les coûts communs (en prenant par exemple à sa charge le paiement de certains outils et abonnements), organiser des événements communs (séminaires, soirées, workshops)...